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4M変更連絡票の様式（Excel）

人・機械・材料・方法を変えるときに、実施する前に相手へ知らせる連絡票の様式です。仕入先・外注先が自社へ出すときにも、自社が客先へ出すときにも使えます。Excel のファイルを無料で配っています。客先の様式や指定があるときは、そちらに従ってください。

様式をダウンロード

Excel（.xlsx）・20KB・シート4枚・マクロなし。「変更連絡票」と「記入例」は A4 縦1枚、「受付台帳」は A4 横で印刷できます。

様式の中身

変更連絡票変更する側が書いて出す様式です。頭に宛先、連絡日、連絡者、連絡番号、品番／品名、対象の工程の欄を置き、右上に作成・確認・承認の枠があります。その下に1〜5の欄が並び、最後の6の欄と受付・確認・承認の枠は受け取った側が書きます。
記入例成形の外注先が、主機の定期整備のあいだ予備機で成形する場面を書き込んであります。数字と日付は説明のための例です。
受付台帳届いた連絡票を1件1行で記録する表です。区分・判定・受入での結果などは一覧から選び、表の上に区分ごとの件数が出ます。
使い方欄の色の意味と、出す時期、承認の要否が分からないときの扱いをまとめています。

「変更連絡票」のシートの欄は次のとおりです。1〜4は必ず書く欄です。

  1. 変更の内容：区分を人・機械・材料・方法・場所・測定から選び、変更前と変更後を書きます。一時的な変更なら、元に戻す日も書きます。
  2. 変更の理由：なぜ変えるかを書きます。
  3. 品質への影響：評価を「影響なし」「影響が出うる」「評価中」から選びます。影響が出うる特性と根拠、確認の方法と結果も書きます。添付した資料（初物の検査記録、工程能力のデータなど）には印を付けます。
  4. 客先（受け取る側）の承認：承認の要否と、その根拠になる取り決めの条項を書きます。欄の上には「要否が分からないときは空欄で出さず、受け取る側の品質保証の窓口に確かめてから出します。」の一文を刷ってあります。
  5. 実施の予定と初回ロット：実施予定日、初回ロットの番号と納入予定日、変更前の在庫の扱い、初回ロットの見分け方を書きます。
  6. 受け取った側の記入欄：受付日、判定、条件・受入で確かめること、周知先、フォロー予定日、自社の客先への連絡、完了日の欄です。色の付いた欄で、受け取った側が書きます。
「変更連絡票」のシートを印刷したときの見た目。上から、宛先や連絡日などの頭の欄、変更の内容、変更の理由、品質への影響、客先の承認、実施の予定と初回ロット、色の付いた受け取った側の記入欄、出す前の見直しの3点が並ぶ
図｜「変更連絡票」のシートを A4 縦で印刷したときの見た目（何も書いていない状態）

使い方

  1. 客先や仕入先との取り決めで、指定の様式と連絡の期限を確かめます。指定の様式があれば、そちらで出します。
  2. 変更を決めたら、実施する前に「変更連絡票」のシートに書きます。迷ったら「記入例」のシートと見比べてください。
  3. 1〜4の欄は必ず書きます。ほかの欄は、分かっている分を書きます。
  4. 承認の要否が分からないときは、空欄のまま出さずに、受け取る側の品質保証の窓口に確かめます。
  5. 確認の結果が出る前に出すときは「確認中」を選び、結果が出る日を書きます。結果が出たら、同じ連絡番号で送ります。
  6. 書いた人とは別の人が、シートの下にある「出す前の見直し」の3点を確かめてから出します。承認が要る変更は、承認を受けてから実施します。
  7. 受け取った側は、6の欄に判定と条件を書いて返し、「受付台帳」のシートに1件1行で写します。

書き方の考え方

必ず書く欄は、変更の内容、理由、品質への影響の評価、客先の承認の要否の4つで、この順に並べました。現タメの事例「4M変更の連絡が後から来る問題を、紙1枚で減らそうとした話」で、社内の届を9項目から4項目に絞ったときの4つと同じです。

会社をまたぐ連絡では、受け取る側が初回ロットを受入で見分けて確かめます。そのために、5の欄（実施予定日、初回ロット、見分け方、変更前の在庫の扱い）を足しました。区分は、人・機械・材料・方法に、場所（工場や建屋の移転）と測定（検査や測定の方法の変更）を加えた6つです。客先との取り決めで、この2つを4Mとは別に挙げていることがあるからです。

整備のあいだだけ予備機を使うような一時的な変更も、連絡票を出します。元に戻す日を書く欄を置き、戻したときも連絡します。事例も、主機の定期整備で予備機に切り替えた変更が連絡されず、初物確認の記録が残っていなかった場面から始まります。

承認の要否の欄の上には、要否が分からないときは確かめてから出す、という一文を刷ってあります。事例には、ロットが変わっただけと考えて承認欄を空欄で出した届が出てきます。その契約では、規格同等品への切り替えも承認の対象に入っています。

受け取った側の記入欄と受付台帳には、事例で品証が引き取った項目（区分、確認の方法、記録者、周知先、フォロー予定日）を入れています。台帳がたまったら、区分と受付日で並べ替えます。どの区分の変更が多く、どの時期に集まるかが分かります。

ISO 9001 の 8.5.6（変更の管理）は、変更をレビューした結果と、変更を許可した人の記録を求めています。自動車向けの IATF 16949 では、8.5.6.1 が変更の管理の補足、8.5.6.1.1 が工程管理の一時的な変更の項です。連絡票の承認の枠と6の欄は、この記録に使えます。

関連するガイド

この様式は、社内で書き換えて使ってかまいません。欄の名前や並びは、職場の決まりに合わせて直してください。連絡の期限と承認の要否は、客先や仕入先との取り決めで確かめてください。