- 期間
- 2026年3月2日〜8月28日（検査記録の正本をExcel台帳に決めたあと、残りの書式7つを月ごとに電子へ寄せ、紙に戻すか決め終えて棚を数えるまでの半年）
- 対象
- 検査室と現場で使う書式7つ（始業前点検表・測定器の日常点検記録・最終検査記録・外注先への依頼書・不適合品の現品札・工程内不良の日報・出荷検査成績書）
- 体制
- 品質保証の管理職である私と、同じ部の後輩1人。現場側は現場リーダー1人、検査員3人、設備の点検をする担当者6人。外注先は3社
- 結論
- 7つのうち3つは正本を紙に戻し、4つは電子のまま残した。分かれ目は探しやすさでも改ざん耐性でもなく、記録する場所と時刻が出来事から離れるかどうかだった
「Excelにするのは、検査記録だけですか」
3月2日の朝、後輩がそう聞いてきた。検査記録の正本を紙からExcel台帳に決めた話は前に書いたが、その決着がついたあと、後輩は検査室の棚を見ながら続けた。「棚のファイル、あれ全部まだ紙が正本ですよね」。2穴のファイルが11冊。検査記録は1冊だけで、残りの10冊は別の書式だった。
私はその場で答えられなかった。検査記録1つでも、決めたあとで現場に納得してもらうまでに手間がかかっていて、残り10冊を同じ手順で決めるのかと思うと、先に気が重くなった。
棚は、検査室の窓側の壁を天井まで使っている。
書式7つを、月ごとに1つずつ
3月4日に、後輩と2人で棚の10冊を机に並べた。年度違いの同じ書式が重なっていて、種類として数えると7つ。始業前点検表、測定器の日常点検記録、最終検査記録、外注先への依頼書、不適合品の現品札、工程内不良の日報、出荷検査成績書だ。
全部を一度に電子へ寄せる案は、後輩が最初に出した。私が止めた。検査記録のときは、正本を決めたあとで現場に説明して回るのが一番の手間だったからだ。1つか2つずつ寄せて、1か月様子を見て、次へ進む。それで半年。3月から8月までの予定をA4の紙1枚に書いて、検査室の壁に貼った。
順番は、入力する人が少ない書式から多い書式へ、ではなく、その逆にした。始業前点検表は記入者が6人でいちばん多く、ここでつまずくなら早く知りたかった。外注先への依頼書は相手が社外なので真ん中に置き、出荷検査成績書は客先に届く書式だから最後に回した。予定表を書き終えたのは3月4日の夕方で、後輩は「7月まで埋まりましたね」と言った。
判断の基準は検査記録のときと同じ3つにした。探しやすさ、改ざん耐性、現場の入力負担の順。この順番は半年の間に1度も変えていない。ただ、8月に振り返ったとき、3つのどれでも説明がつかない分かれ目が残った。それは最後に書く。
朝の点検表から始めた3月
最初に手を付けたのは始業前点検表だった。9項目、設備6台、記入するのは設備ごとの担当者6人。紙のときは設備の横に吊るしたバインダーに、始業の8時に書き込んでいた。
3月9日から、現場の入口に置いたタブレット1台で入力する形に替えた。タブレットは会社に余っていた1台で、入口の柱に金具で固定し、充電ケーブルは柱に沿わせてテープで留めた。入力画面は後輩が作り、9項目にチェックを入れて送信するだけで、1台あたり1分もかからない。同じ週に、測定器の日常点検記録も電子にした。こちらは検査室の中の話で、ノギスとマイクロメータあわせて12本を、使う前に検査員が検査室のPCで入力する。
3月は何も起きなかった。入力漏れは点検表が0件、日常点検記録も0件。タブレットの充電切れが1回あったが、それは記録ではなく電池の話だ。後輩が「もっと早くやればよかったですね」と言い、私もそう思った。壁の予定表の3月の欄に、後輩が丸を書いた。
送信履歴が11時台に並んでいた
4月6日に最終検査記録を電子にした。前に正本を決めた検査記録とは別の書式で、出荷前の最終検査で使う。紙のときは記入欄が2ページにまたがっていて、2ページ目を忘れかけた新人がいた書式だ。入力フォームを1画面に収め、必須欄が空のままでは送信できないようにした。4月の記入漏れは0件。紙の頃は月に3件前後あったので、ここは電子が勝った。
問題は、順調だと思っていた始業前点検表のほうで出た。4月15日、別の用事でタブレットの送信履歴を見ていて、送信時刻が11時台に並んでいるのに気づいた。始業は8時だ。6台のうち4台の担当者が、朝は点検だけして、昼前にまとめて入力していた。
現場リーダーに聞くと、理由は単純だった。「手袋を外してタブレットを触るのが、朝は面倒なんです」。設備の横にはバインダーが吊るしてあったが、タブレットは入口に1台だけ。点検する場所と記録する場所が、いちばん遠い設備で20メートル離れていた。紙の頃は、点検した手でそのまま書いていた。
戻す前に、タブレットを設備ごとに置く案も考えた。6台ぶんで6台。会社に余っていたのは1台だけで、残り5台は買うことになり、それは来年度の予算の話になる。もう1つ、入力を「点検の直後」に限る運用にして、11時台の送信を注意する案もあった。これは3日でやめた。注意される側は点検をさぼっているわけではなく、記録の場所が遠いだけだからだ。
記録の時刻が点検の時刻と3時間ずれるなら、それは点検の記録ではなく、点検したという記憶の記録だ。4月20日、始業前点検表は紙に戻した。バインダーを設備の横に吊るし直し、月末に後輩が1か月分の126枚をまとめてスキャンする。スキャンは15分。PDFは月ごとのフォルダに「点検表_2026-04」の形で置く。正本は紙、電子は控えという形で、検査記録とは逆になった。
戻した日の朝、担当者の1人が「戻るんですか」と少し嬉しそうに言った。私はそれを聞かなかったことにして、バインダーの位置を直した。
FAXしか見ない1社
5月11日から、外注先への依頼書をPDFにしてメールで送る形にした。加工と検査の依頼書で、月に20枚ほど。それまでは印刷して押印し、FAXで送っていた。送付控えも紙で、ファイル1冊がこの書式だけで埋まっていた。押印は私で、印を押す時間より、FAXが送れたかどうかの確認のほうに時間を取られる書式でもある。
3社のうち2社は何も変わらなかった。返事もメールで来て、控えはフォルダに残る。残り1社の返事が、5月19日と5月27日の2回、3日遅れた。電話で聞くと、その会社では朝いちで事務の方がFAXを各担当の机に配っていて、メールは先方の担当者が自分で開くまで誰も見ない。先方の担当者は日中は現場に出ていて、PCを開くのは夕方だった。
電話の向こうで先方の担当者は「すみません、うちがそういう会社で」と言った。謝ることではない。こちらが送り方を変えただけで、向こうの朝の段取りは前からそのままなのだ。
6月1日から、その1社だけ紙に戻した。PDFを作って、印刷して、FAXで送る。控えはPDFのほうを正本にしたので、棚のファイルは減ったままだ。相手の朝の運用まで変える権限は、こちらには無い。
札を外して1週間
6月8日、不適合品の現品札をやめてみた。隔離棚に置く品には、それまで赤い紙の札を手書きで付けていて、同じ内容を電子の台帳にも入れていた。二重なので、台帳だけにして、棚の段の位置で管理する。後輩の案で、私も筋は通っていると思った。
6月17日、隔離棚の隣同士の段に置いた2品が、片方だけ再検査に回すところで混じりかけた。台帳を開けば分かる。ただ、棚の前に立った検査員は台帳を開かない。目の前の品に札が無ければ、隣の品と区別する手がかりは段の位置しかなく、その段が前の日に動いていた。
6月22日、赤い札を戻した。台帳は電子のまま残し、札には台帳の番号と品名だけを書く。正本は札ではなく台帳だが、現物に付いていない記録は、現物の前では記録として働かない。
札の代わりに棚の段のほうへ番号札を貼る案は、戻したあとで思いついた。試していないので、それで足りたかどうかは分からない。ただ、段は動くが品に付けた札は品と一緒に動く。その差は、試さなくても分かる気がしている。
壁の予定表の6月の欄には、後輩が丸の代わりに三角を書いた。
何も起きなかった2つ
7月6日、工程内不良の日報と出荷検査成績書をまとめて電子にした。日報は検査員が検査台のPCで入力する。検査記録の台帳と同じブックに入れたので、月末の集計で転記が要らなくなった。成績書は客先6社にPDFで送る。押印は電子印にした。
6社のうち1社から、電子印でよいかの確認に2週間かかった。返事は「問題ありません」の1行。他の5社は何も言ってこなかった。
成績書は、押印してからスキャンしてPDFにする、という手順を3年ほど続けていた書式だった。押す、スキャンする、紙を綴じる。この3つが消えて、後輩の月初の作業は1時間ほど短くなった。
7月は、4月と6月に紙へ戻した2つの書式が落ち着いているかも見ていた。始業前点検表の記入時刻は8時台に戻り、現品札の混じりかけは0件。日報の入力漏れは7月に1件あって、検査員が休んだ日の分を翌日に入れ忘れていた。紙の頃も同じことは起きていたので、電子のせいではない。
棚に残った5冊
8月28日、後輩と棚を数えた。2穴のファイルは11冊から5冊になっていた。残った5冊は、検査記録の紙を一次メモとして残している分が1冊、紙に戻した書式が2冊、年度が終わるまで置く古い分が2冊。スキャンは月に合計20分ほどで、始業前点検表の126枚と、処置が終わって回収した現品札のぶんだ。3月に11冊あった棚は、いまは上の2段が空いていて、後輩はそこに測定器の校正証明書のファイルを移した。
紙に戻したのは3つ。始業前点検表、外注先への依頼書のうち1社分、不適合品の現品札。電子のまま残したのは4つ。測定器の日常点検記録、最終検査記録、工程内不良の日報、出荷検査成績書。
3つの基準に当てると、戻した3つはどれも「探しやすさ」では電子が勝っていた。改ざん耐性も電子のほうが上だ。入力負担で紙が勝ったのは始業前点検表だけで、依頼書の1社ぶんと現品札は、入力の手間そのものは紙でも電子でも変わらない。つまり、基準3つでは戻した理由を説明できない。
電子のまま残した4つには、共通点がある。日常点検記録は検査室のPCの前で測定器を手に取る前に入力し、最終検査記録と日報は検査台のPCで検査の直後に入力する。成績書は検査室で作って検査室から送る。どれも、記録する人がその瞬間にPCの前にいる。
説明がつくのは、記録する場所と時刻が、その出来事から離れるかどうかだった。点検した設備の横で、点検した直後に書く。棚の品の前で、その品に付ける。相手が朝いちで紙を見る机に届く。この3つは、離れると記録の意味が薄くなる。逆に、検査台のPCで検査した直後に入力する日報や、検査室で使う前に入力する日常点検記録は、電子にしても場所も時刻も離れない。
この4つ目の基準を検査記録のときに持っていたら、3月の時点で始業前点検表は紙のままにしていたと思う。ただ、4月15日に送信履歴を見るまで、私はタブレットを入口に置くことが「場所を離す」ことだと考えていなかった。基準は、外してみないと分からないところがある。
壁の予定表は、8月の欄に後輩が「終」と書いて、まだ貼ってある。
タブレットを入口に置いたことが記録の場所を離すことだと気づくまでに1か月あまりかかった話は、ものづくりハンドブック D16 品質記録の電子化後の「正本」の決め方と運用では「併存期間の長さ（いつまでに紙を止めるか）をあらかじめ決めておく」という1行で先回りされていた。正本を1つに決めて文書で明示する、という手順もそこに並んでいる。
参考書籍（PR）
転記の二重手間を減らそうとして、記録する場所のほうを動かしてしまった失敗は、減らすムダと防ぐムダを分けて見る話として読める。矢代隆嗣『「ムダ時間を減らし」「ムダ時間を防ぐ」業務改善入門』は、その2つを分けて業務改善を組み立てる本で、点検表を紙に戻すか迷っていた4月に、この分け方があれば迷いは短かった。
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免責: 本記事は筆者個人の経験に基づく記録です。記録の正本の決め方や保管の要件は、業種・顧客要求・認証規格によって異なります。枚数や時間は自社の書式7つで数えた値であり、実際の運用は各社の規定に沿ってご判断ください。
