- 期間
- 2026年4〜9月の含有化学物質の調査1件
- 対象
- 調査のために仕入先へ依頼した、含有化学物質の回答
- 体制
- 筆者（品質保証）が仕入先へ回答を依頼し、催促した
- 結論
- 催促のやり方を変え、足りない所は代わりの資料で補った。効いた
この半年のうちに、含有化学物質の調査で、仕入先からの回答が集まらなかった。客先に返す回答は、部材ごとの仕入先の回答を土台に作る。
私は催促のやり方を変え、それでも足りない所は代わりの資料で補った。結果は効いた。催促の具体的なやり方と、補った資料の中身は書かない。
集まらないときに選べる3つの手
仕入先に切った回答の期限までに回答が集まらないとき、選べる手は3つある。
| 手 | 向く場面の目安 |
|---|---|
| 同じ催促を続ける | 仕入先が依頼を受け取っていて、作業が遅れているだけのとき |
| 催促のやり方を変える | 同じ催促を重ねても回答が進まないとき |
| 代わりの資料で補う | 客先の期限までに、仕入先の回答が間に合わない所があるとき |
私は2つ目と3つ目を組み合わせた。
代わりの資料で補う前に、客先の要求書で、その資料での回答を認めているかと、回答の形式や根拠の決まりを確かめる。
chemSHERPA（含有化学物質の情報を伝える業界共通の形式）で回答するなら、利用ルールの6.6項が、仕入先から入手できない情報を合理的な努力で補って自社のデータを作ることを求めている。
補った所は回答管理表で分ける
仕入先の回答を部材ごとに追う回答管理表で、代わりの資料で補った所を、仕入先の回答で埋めた所と分けて記録する。分けておけば、仕入先の正式な回答が後から届いたときに、差し替える所がすぐ分かる。部材ごとの行に、次の4つの欄を置く。
- 回答の出どころ：仕入先の回答か代わりの資料かの別
- 代わりの資料：補った所だけ、資料の名前と発行日
- 催促の記録：催促した日と、やり方を変えた日
- 差し替えの予定：仕入先の回答で置き換える目安の日
客先に回答を返したあとも、この4つの欄は残す。次に同じ部材の調査が来たときに、どの仕入先が回答を返し、どこを補ったかをこの欄から引く。
回答が集まらないときの手順
- 仕入先に切った期限を過ぎても回答が返ってこない仕入先と部材を、回答管理表で一覧にする
- 同じ催促をもう一度送る前に、やり方を変えるかを決める
- 客先の期限までに埋まらない所は、代わりの資料で補えるかを客先の要求書で確かめる（要求書に書いていなければ客先の窓口に聞く）
- 補った所を回答管理表に記録して客先へ回答し、仕入先の回答が届いたら差し替える
ものづくりポータルの含有化学物質の回答管理表（Excel・無料）には仕入先回収の台帳があり、1部材1行で催促した日を2回まで書ける。客先依頼の台帳の上には、期限を過ぎても回答日が空の依頼の数が出る。欄の名前や並びは職場に合わせて直してよいので、上の4つの欄のうち仕入先回収の台帳に無いものは、その台帳に足して使う。
次に読む
客先から chemSHERPA で回答を求められたときの手順を、依頼の確認から控えの保存まで6段階で並べたガイドです。
急ぎの調査依頼で手持ちのデータから先に回答し、仕入先には客先へ返す日から逆算した期限を切った〔実話〕です。
免責：筆者個人の経験に基づく記録です。代わりの資料で回答してよいかは、客先の要求書で確かめてください。
