S32顧客から「品質保証体制の説明資料」を求められたときの作り方
目的／考え方
新規取引の与信確認や監査前の事前提出などの場面がある。そうした場面では、顧客から「品質保証体制がわかる資料」を新たに求められることがある。S7（提出書類・品質エビデンスの取り交わし）が個別書類の授受を扱うのに対し、S32は体制そのものを説明する資料をゼロから作るときの線引きと構成を扱う。作り込みすぎると社外秘や個人情報が漏れ、簡素すぎると追加質問が続いて手戻りになる。
- 見せてよい範囲（体制図・認証状況・主要な管理の仕組み）と見せない範囲（個人名・社内様式番号・取引先名・非公開の数値目標）を先に線引きする重点
- 体制図は役割・機能で示し、個人名は出さない（担当変更のたびに資料を作り直さずに済む）重点
- 保有認証（ISO等）・監査実績は、更新日・有効期限が分かる形で載せる（古い認証番号のまま使い回さない）重点
- 想定される追加質問（監査頻度・是正の仕組み・教育体制等）を先回りしてQ&A形式で1枚添える
- 版管理を行い、体制変更（組織改編・認証更新・拠点変更）があった際に更新する引き金をあらかじめ決めておく重点
- 提出前に社外秘情報が紛れていないかを、資料作成者以外の目でも確認する重点
- 提出した版・提出先・提出日を台帳に残し、S7の提出書類管理と合わせて管理する
よくある手戻り
- 個人名・部署の内部呼称をそのまま載せてしまい、担当交代のたびに作り直しになる
- 認証書のコピーだけを渡し、更新日・有効期限の説明が抜けて追加質問を招く
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