D21審査で不適合を出されたときの回答期限の守り方
目的／考え方
認証機関の審査・顧客監査で不適合（マイナー／メジャー）を指摘されると、是正計画の提出期限と是正完了の期限が別々に設定されることが多い。この2つを混同して1本の期限として扱うと、計画だけ出して安心し完了が遅れる、または逆に拙速な完了報告で終わらせてしまう。D3（監査対応・内部監査／顧客監査／審査）・B17（是正処置の期限に間に合わないときの対応）の型を、審査特有の二段階期限に当てはめて運用する。
- 不適合を受領したら、是正計画（いつまでに何をするか）の提出期限と、是正完了（実施済みであることの報告）の期限を分けて確認する重点
- 2つの期限を同一のものと誤認しないよう、社内スケジュール表に別々の期日として登録する重点
- 是正計画には、原因分析の範囲・対策内容・完了予定日を含め、完了していない段階のものであることを明記する重点
- 是正計画を現場へ落とす際は、担当者・実施期限・確認方法を具体的な作業指示に落とし込む重点
- 是正完了の期限に間に合わない見込みが立った場合は、B17の中間報告・期限延長の型に切り替える重点
- 是正完了後、次回審査まで有効性を示す証拠（実施記録・再発監視データ等）を継続して残す重点
- 同一の指摘が過去にもあった場合はD19（前回と同じ指摘を受けたときの立て直し）の切り分けに乗せ、単なる期限管理の問題として片づけない
- 是正計画・是正完了の両方の提出記録をD5の管理下に置き、審査機関からの再確認に備える