D3監査対応(内部監査・顧客監査・審査)
考え方
監査は減点回避でなく“改善機会”。
- 内部監査:年間計画・チェックリスト・是正フォロー
- 顧客監査:事前準備(文書・記録・現場5S)・想定問答
- 審査(ISO 9001/14001/13485)の維持・更新管理重点
- 指摘事項の是正と水平展開(同種の他箇所も直す)重点
- 文書・記録の整合(言っていることと記録が一致)
- 是正の期限管理とエビデンス
- 監査結果をマネジメントレビューへ
監査で「記録が出てこない」ときの対処
- その場で「後日提出します」と期限を切って伝える。曖昧な返事のまま流さない重点
- 提出期限は監査当日中ではなく、実際に確認・整理にかかる時間を見込んで設定する(無理な期限を約束しない)重点
- その場で説明できる範囲(運用はしているが記録の残し方が甘い、記録はあるが置き場所が分からない、等)と、確認しないと分からない範囲を分けて伝える重点
- 記録が本当に存在しないと分かった場合は、代替の裏付け(関連記録・作業ログ・関係者の証言)で実施の事実を補えないか確認する
- 期限内に提出した記録は、指摘事項の是正記録とあわせてD5の管理下に置く
- 「記録が出てこない」原因(様式が複数ある・置き場所が個人任せ・電子化と紙が混在、等)を1つに決めつけず洗い出す
- 同種の記録が他の工程・他部署にもある場合は、その監査だけで終わらせず横展開して置き場所を整理する