D5文書・記録管理

• 文書の版管理（最新版のみ現場に・旧版回収）重点
• 承認・配布・改廃のルール
• 記録の保管期間・保管場所・アクセス権限重点
• トレーサビリティ（製品⇔ロット⇔記録）
• 機密・顧客情報・個人情報の取り扱い

電子記録の管理（紙・電子が混在する時代の必須項目）

• 正本を1つに決める（同じ記録が紙と電子の両方にあるとき、どちらが正かを明示する）重点
• 編集履歴＝監査証跡（誰が・いつ・何を変えたか）が残る仕組みにする重点
• アクセス権限を「閲覧／編集／承認」で分け、退職・異動時に見直す
• バックアップと復旧手段を確認する（クラウド任せにせず、復元できるかを一度試す）
• 保存年限が過ぎた記録の廃棄ルールも決める（残し続けることが安全とは限らない）
• 電子化への移行時は、移行日・並行運用の終了日・過去記録の所在を文書に残す（TS27）重点

よくあるつまずき

• 紙の様式をそのまま電子化しただけで、必須入力・入力チェックを組み込んでいない
• 共有フォルダに「最終版」「最終版2」が並び、どれが正本か分からなくなる

保管期間の決め方（3層で整理する）

記録の保管期間は「なんとなく長めに残す」ではなく、次の3層を重ねて一番長い期間を採用する形で決める。

1. 顧客要求の保管期間：契約・仕様書・品質協定に定めがある年数（顧客ごとに異なるため一覧化しておく）
2. 自社基準：法定にも顧客要求にも定めがない記録について、トレーサビリティ・再発防止調査に使える期間を自社で決めたもの

• 記録ごとに3層のうち根拠となる年数を書き出し、最も長い年数を保管期間として採用する重点
• 3層のいずれにも根拠が無い記録は、自社基準の年数を決めて台帳に明記する（決めずに「とりあえず残す」を避ける）
• 保管期間の起算日（発行日／出荷日／契約終了日など）を記録種類ごとに統一する重点
• 保管期間が切れた記録は、廃棄前に監査・係争中案件との関連が無いかを確認する手順を挟む重点
• 廃棄は担当者の判断だけで行わず、廃棄リストの作成→承認→実施の順で記録に残す重点

廃棄判断チェックリスト

• 保管期間が経過しているか
• 進行中の監査・クレーム・訴訟等に関連していないか
• 後続の記録（次工程・次年度データ）の根拠として参照され続けていないか
• 顧客から個別に保管延長を求められていないか
• 廃棄の実施記録（誰が・いつ・何を）を残しているか